5 lưu ý khi sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị

Cập nhật ngày 12/04

Khi sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị thì không thể đánh đồng tất cả mọi vị trí như nhau mà cần có sự sắp xếp hợp lý cho từng người. Việc lựa chọn nội thất hội trường cũng phải lưu ý đến chất liệu, kiểu dáng phù hợp với từng không gian hội trường.

Sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị cần lưu ý tới những vấn đề sau:

1. Sắp xếp chỗ ngồi theo ngôi thứ trong ngoại giao

Ngôi thứ trong ngoại giao là yếu tố đầu tiên phải tính đến khi sắp xếp chỗ ngồi trong bất kỳ hội nghị nào. Điều này thể hiện sự tôn trọng về mặt ngoại giao, có ảnh hưởng tích cực đến sự thành công của hội nghị.

– Với những hội trường lớn, có sự tham gia của nhiều người, nhiều đơn vị, chỗ ngồi phân bố kiểu rạp hát hoặc lớp học: ở trường hợp này thông thường nên bố trí vài hàng ghế đầu dành cho những nhân vật quan trọng, có cấp bậc cao nhất. Hàng ghế đầu luôn để cho những lãnh đạo cấp cao nhất. Vị trí ngồi thường là 2 vị trí đầu tiên của dãy ghế đầu thường dành cho những người có cấp bậc cao nhất khi đến dự hội nghị.

Những hàng ghế sau được sắp xếp dần cho những người có cấp bậc thấp hơn. Phía sau dành cho những người dự thính mang tính chất là người thếm tham dự cuộc hội nghị. Vị trí ngồi được bố trí sắp xếp theo từng đơn vị và không phân cao thấp.

– Với những hội nghị ít người, hội trường bố trí hình chữ U: Chủ tọa luôn luôn ngồi ở đầu bàn. Đầu bàn thường có bản đen, khung màn hình. Hai bên cạnh dnafh cho những người có cấp bậc thấp dần. Các nhân viên của cơ quan và các thành viên tham dự sẽ được xếp thành nhóm và sẽ ngồi phía bên phải và trái của chủ tọa. Với những vị trí này, người ngồi có thể tự chọn chỗ ngồi riêng cho mình nếu không phân biệt về cấp bậc. Và thông thường, những người tham dự cùng một phòng ban sẽ thích gần nhau để bàn về những vấn đề chung.

– Trong những hội nghị lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi hợp lý. Phải có sự kiến trước xem hội nghị đó có thương thảo hay đối kháng để chọn bàn hình chữ nhật để hai bên có thể ngồi ở hai phía, người chủ trì trung lập ngồi ở vị trí giữa của một bên.

– Để thực hiện mức độ cấp bậc cao thấp trong một một hội nghị, người chủ trì ngồi ở đầu bàn hình chữ nhật, và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc. Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất.

– Đối với hội nghị khách hàng không phân biệt cấp bậc, mọi người đều có thể thảo luận tự do thỏai mái. Nếu có thể hãy chọn bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí như nhau.

– Với một hội nghị có một số lượng người đáng kể tham gia được tổ chức trong thính phòng hay trong hội trường lớn, nên thu xếp cho mọi người ngồi theo từng dãy đối diện với người chủ trì.

Sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị cần phân biệt theo cấp bậc người tham dự

2. Một cố cách sắp xếp chỗ ngồi theo tính chính hội nghị

– Sắp xếp chỗ ngồi kiểu “hỗ trợ”: Kiểu này được dùng với những hội nghị có quy mô nhỏ và vừa phải. Để thể hiện sự hổ trợ, sắp xếp chỗ ngồi vuông góc với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mặt nhau.

– Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hợp tác”: Kiểu sắp xếp này dành cho những hội nghị mang tính chất thương thảo. Với việc sắp xếp chỗ ngồi kề các bên cùng phía, liền kề nhau để thể hiện sự hợp tác. Cách ngồi này thể hiện ý kiến của hai người là giống nhau.

– Sắp xếp chỗ ngồi kiểu “đối kháng”: Kiểu sắp xếp này dành cho những hội nghị nhỏ đối với đối tác. Hai bên được sắp xếp chỗ ngồi đối diện để tạo khỏang cách. Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn.

Cách sắp xếp chỗ ngồi trong hội trường cần tuân thủ theo những quy tắc chung đảm bảo tính chất của hội nghị

3. Sắp xếp chỗ ngồi theo nguyên tắc dựa chung về ngoại giao

Trật tự sắp xếp vị trí ngồi phải dựa theo ngôi thứ, cấp bậc trong ngoại giao. Người có vị trí quan trọng phải được sắp xếp trướ, người có vị trí thứ yếu sắp xếp sau và người sau cùng là những người mang tính chất như dự thính, tham dự.

Sắp xếp chỗ ngồi phải tôn trọng sự bình đẳng. Đây là nguyên tắc bất kỳ quốc gia nào để chú trọng.

Nguyên tắc hiếu khách: Nguyên tắc này hàm ý thể hiện sự hiếu khách với những vị khách đến từ xa. Theo đó, khách đến từ những khu vực khác sẽ được ưu tiên so với những vị khách ngay trong khu vực. Thông thường là dành những vị trí trang trọng và ưu đãi dành cho khách ở xa.

Lưu ý những người được ủy quyền đại diện cho người có cấp bậc cao thường sẽ không được sắp xếp vị trí ngang bằng như cấp cập của nghười họ nhận ủy quyền.

Nội thất hội trường cần lựa chọn loại phù hợp với tính chất của hội nghị

4. Chọn nội thất hội trường phù hợp với từng hội nghị

Nội thất hội nghị quy mô lớn thường là cố định ngay từ đầu. Chính vì vậy, với từng hội nghị thì người tổ chức nên chọn loại hội trường phù hợp với tính chất của hội nghị.

Nội thất hội trường nhỏ thường chọn loại có thiết kế sang trọng, kiểu cách, nên chọn những sản phẩm cao cấp để thể hiện đẳng cấp cao hơn, là nơi dành cho những hội nghị quan trọng, tập hợp những thành viên có vị trí quan trọng để họp bàn công việc. Hội trường lớn nên chọn những đồ nội thất dành riêng cho loại không gian này để tạo sự hợp lý và tiện lợi trong sự sắp xếp chỗ ngồi khi có hội nghị.

Xem thêm Đặc điểm hội trường ủy ban nhân dân