Khu vực tiếp tân – Nơi tạo nên ấn tượng ban đầu cho doanh nghiệp

Cập nhật ngày 15/06

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, nó quyết định đến tình cảm của con người khi dành cho một cái gì đó. Khu vực tiếp tân được ví như là bộ mặt của doanh nghiệp, nó có ý nghĩa quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu cũng như gây thiện cảm cho bất cứ ai khi đến với công ty nên cần được chú trọng trong khâu thiết kế.

Vai trò của thiết kế nội thất khu vực tiếp tân

Đã từng có một câu ngạn ngữ rất hay đó là: “Bạn không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để tạo ấn tượng đầu tiên”. Đó là một điều hầu như đúng trong mọi hoàn cảnh, những ấn tượng ban đầu luôn là khó quên nhất, cho nên tạo được cái nhìn tốt đẹp ngay lần đầu tiên là buổi gặp mặt coi như đã thành công một nửa.

Ấn tượng cá nhân ban đầu sẽ tạo một dấu ấn khó phai khi tiếp xúc. Nếu không có ấn tượng gì thì sẽ không có gì đặc biệt, nhưng nếu ấn tượng xấu ngay đầu thì sẽ rất khó thay đổi. Ấn tượng này không chỉ với con người mà cả là không gian, với nơi làm việc.

Tầm quan trọng của việc tạo ra một ấn tượng ban đầu tích cực cho khách hàng có thể chính là lý do mọi người dành rất nhiều thời gian chăm chú nhìn vào bức ảnh đầy cảm hứng của khu vực tiếp tân và hành lang trên Office Snapshots. Đó chính là lý do vì sao khi thiết kế văn phòng có khu lễ tân ấn tượng sẽ giúp thu hút khách hàng tốt hơn.

Gần đây, khi có cuộc trò chuyện với Jacqueline Barr, trưởng bộ phận thiết kế tại Ted Moudis Associatesliên về việc tương tác của thương hiệu, cách tiếp nhận và tầm quan trọng của lần hiển thị đầu tiên trong mắt khách hàng một ấn tượng đặc biệt.

Trước câu hỏi: Tầm quan trọng của việc quan sát và mô tả thương hiệu của công ty trong khu vực lễ tân là gì? Ông đã có câu trả lời hết sức thuyết phục như sau:

JB: Tôi nghĩ ấn tượng đầu tiên mà một khách hàng hiện tại hay khách hàng tiềm năng hoặc một thành viên trong tổ chức rất quan trọng. Nhưng điều đó không hẳn là nó phải quá bắt mắt, độc đáo. Một số thương hiệu tốt nhất lại có thiết kế hết sức thanh lịch và gần như đơn giản.

Thương hiệu có nhiều hình thức: là sự cung cấp sự thoải mái và bảo mật tinh vi với thông tin và đồ họa tối thiểu, tuy đơn giản chỉ là gợi ý về màu sắc của công ty, đồng phục hay nhiều thứ khác nhưng có khả năng tiếp cận văn hóa và phục vụ khu vực tiếp tân trở thành trung tâm hoạt động.

OS: Có bất kỳ hạn chế nào khi thiết kế văn phòng có không gian tiếp tân chung không?

JB: Mỗi công ty đều muốn gửi một thông điệp khác nhau đến với khách hàng, nhưng không nên chung chung mà cần phải có ý nghĩa rạch ròi. Luôn luôn có cách đơn giản và hiệu quả để truyền tải điều đó mà không cần thêm thời gian và tiền bạc. Có thể từ những điều bình dị và đơn giản nhất như một bức tường trang nhã với màu sắc của công ty.

OS: Những lợi ích cụ thể và thiết thực cho nhân viên hoặc khách đến văn phòng là gì?

JB: Điều quan trọng là việc tiếp nhận chính xác, có thể là kích thước hoặc không gian căn phòng sẽ được khách hàng tiếp nhận và điều đó khiến họ cảm thấy được kết nối với tổ chức. Tác động của không gian vật chất giúp thu hút và giữ lại các nhân viên. Quầy lễ tân là nơi bắt đầu cho những nhận thức đó.

OS: Ted Moudis sẽ làm việc với các công ty như thế nào để tạo ra một khu vực tiếp tân thu hút? Ý tưởng thiết kế có bị chi phối bởi khách hàng hoặc nhóm thiết kế không?

JB: Các thiết kế ít tập trung vào các yêu cầu cụ thể nhưng luôn tiếp nhận thông tin, nhìn vào trải nghiệm mà khách hàng muốn, tạo ra và xây dựng nó. Mục đích là xây dựng dựa trên ý tưởng và đề xuất phù hợp với khách hàng.

OS: Có bất kỳ trở ngại nào khi kết hợp thương hiệu và lễ tân không?

JB: Một không gian sáng tạo và truyền tải ngay lập tức thông điệp công ty luôn có ấn tượng tốt khiến cho khách hàng nhớ tới là một điều rất cần thiết. Mỗi khi cần suy nghĩ thì nhìn vào thương hiệu và không gian, khu vực lễ tân sẽ đem lại cảm xúc tối nhất, vui vẻ nhất mà lại không quên nhớ đến các thương hiệu nổi bật của công ty, cái mà bản chất luôn muốn mọi người nhớ đến. 

Để có được một thiết kế văn phòng nói chung và khu vực tiếp tân nói riêng như mong muốn, bạn có thể liên hệ với nội thất Đức Khang của chúng tôi.