Sự cần thiết của không gian cá nhân trong môi trường làm việc

Cập nhật ngày 19/06

Việc thiết kế văn phòng theo hướng mở có nhiều lúc đem lại sự bất tiện, khó tập trung, mất sự riêng tư nhưng hầu hết là có lợi. Tuy nhiên, nhân viên vẫn cần có những không gian cá nhân trong môi trường làm việc.

Việc cải tạo và thiết lập không gian mới là một trong những cách để cổ vũ tinh thần và khả năng sáng tạo. Tuy rằng việc thiết kế văn phòng theo hướng mở có nhiều lúc đem lại sự bất tiện, khó tập trung, mất sự riêng tư nhưng hầu hết là có lợi. Cái nhận về được đó là tinh thần đồng đội tốt hơn, khoảng cách ngắn lại, bầu không khí cởi mở.

Hãy thành thật rằng không gian mở nhưng cũng cần có ranh giới về lời nói hoặc hành vi một cách chừng mực. Tuy nhiên nếu không gian khép kín thì đó là một ranh giới hữu hình và khó vượt qua hơn, một không gian cá nhân riêng tư đằng sau cánh cửa đóng kín.

1. “Hãy tránh xa không gian riêng của tôi”

Không gian cá nhân là một vùng gì đó rất riêng tư, mang một dấu ấn vô hình và là một loại bong bóng không gian giả định, nó có thể làm gia tăng khoảng cách giữa người với người. Việc giữ khoảng cách trong một không gian nhất có thể được hoan nghênh nhưng nhiều khi lại gây ảnh hưởng không tốt. Do đó trong cuộc sống thường ngày có những lúc cần giữ được khoảng cách cần thiết.

Có một số yếu tố để xác định được không gian cá nhân đó là độ mật thiết trong mối quan hệ, các đối tượng giao tiếp như người lạ, đối tác kinh doanh, bạn bè và người thân. Với mỗi người thì mức độ thân thiết khác nhau và thông qua hành động có thể thấy được mức độ gần gũi giữa bạn và những người này.

2. Khám phá không gian cá nhân

Kích thước của không gian cá nhân còn phụ thuộc vào sự tương tác trong môi trường sống. Ví dụ như đối với một nơi rộng lớn, một tòa nhà chọc trời thì thường tầm nhìn được rộng khắp và không bị cản trở, do đó mọi người cần ít không gian cá nhân. Tương tự đối với các phòng dài mỏng thì nhu cầu về không gian cá nhân đã được chứng minh là sẽ lớn hơn là ở các góc phòng.

Nếu khi thiết kế nội thất có không gian được bao phủ xung quanh, ví dụ như phần không gian phía trên dưới trần cao hoặc bầu trời mở thì sẽ làm giảm lượng không gian cá nhân của mỗi người. Xu hướng là có nhiều người muốn có thêm khoảng cách dưới trần nhà thấp hơn, đặc biệt là phòng lạ thì nhu cầu cần không gian trống xung quanh lại càng tăng cao nhiều lần.

Những sự kiện này cần thiết cho các nhà hoạch định nơi làm việc và không gian cá nhân là một yếu tố quan trọng để có thể chọn kích thước bàn, khoảng cách và sắp xếp bố cục một cách phù hợp. Không nên để các máy chạm dò xét quá kĩ vì có thể gây cảm giác khó chịu cho nhân viên, làm triệt tiêu khả năng phấn đấu và làm hiệu suất công việc giảm.

3. Thận trọng, an toàn

Có một vài khả năng xảy ra khi không gian được phân bổ đúng cách nhưng người áp dụng như đồng nghiệp, quản lý lại không tuân theo các quy tắc ứng xử bắt buộc quan trọng trong một văn phòng mở. Vượt qua một không gian cá nhân vì con đường ngắn hơn một chút là không cổ điển, vì vậy kể những câu chuyện vui nhộn bên cạnh máy trạm của người khác.

Tuy nhiên cũng cần quan tâm đến không gian cá nhân và sự riêng tư. Nếu trong quá trình thiết kế văn phòng mở mà lại không tạo được một khoảng cách an toàn thì có thể tạo ra một số kẻ thù khi quá tò mò, nhìn qua vai đồng nghiệp, thậm chí đưa ra lời khuyên không mong muốn hoặc leo lên từ phía sau một ai đó. Điều này sẽ xâm phạm nghiêm trọng đến quyền tự do và nhu cầu được tôn trọng nơi làm việc.

Khi mọi người phản ứng với các loại vi phạm không gian cá nhân sẽ có nhiều cách khác nhau và theo những cách riêng biệt. Trong thử nghiệm, điều tra viên cố tình xâm nhập không gian cá nhân, làm rối loạn không gian làm việc của họ, cố tình thả một số thứ lên trên bàn làm việc của đối tượng thử nghiệm.

Kết quả là các đối tượng không được báo trước, khá bất ngờ và cảm thấy mất tự do, một mối nguy hại lớn, mối đe dọa không chính đáng cho nên có thái độ tiêu cực với điều tra viên. Trong thử nghiệm khác thì điều tra viên chỉ yêu cầu người khảo sát chủ đề điền vào một bảng câu hỏi, cho nên có nhiều người sẵn sàng giúp đỡ. Thế mới nói rằng việc tôn trọng không gian cá nhân là rất cần thiết và không phải lúc nào cũng có thể vợt qua rào chắn dễ dàng.