Những lỗi thường gặp khi thiết kế nội thất phòng họp

Cập nhật ngày 28/06

Trong thiết kế nội thất phòng họp, nếu không chú ý thì bạn có thể mắc phải một số lỗi. Vì vậy để có được một phòng họp như ý, bạn nên tham khảo những lỗi này và có biện pháp khắc phục.

Nếu muốn có một thiết kế nội thất phòng họp chuyên nghiệp, bạn nên tránh một số lỗi thường gặp như sau:

1. Tiêu chuẩn diện tích phòng họp không phù hợp

Thiết kế phòng họp cần chú ý tới số thành viên trong tổ chức và số người trung bình tham gia cuộc họp để lên ý tưởng thiết kế phòng họp cho phù hợp. Phòng họp không nên quá rộng, sẽ tạo cảm giác không tập trung trong công việc. Phòng họp cũng không nên quá bé sẽ khiến người tham gia cuộc họp cảm thấy khó chịu, chật chội, người ngồi họp chỉ mong nhanh chóng kết thúc cuộc họp đó để ra ngoài làm giảm hiệu suất giải quyết công việc. Hoặc phòng họp có trần thấp thấp sẽ khiến người ngồi cảm thấy bí bách, khó thở, không thể tập trung đầu óc vào vấn đề trong cuộc họp.

Thiết kế phòng họp cần chú ý tiêu chuẩn về diện tích phòng họp như sau: Phòng nhỏ diện tích tối thiểu là 20m2, phòng vừa là 40m2, phòng lớn diện tích tối thiểu 0,8m2/người. Trần phòng họp nên cao từ 3,2m trở lên tạo không khí thoáng mát. Phòng họp nên có nhiều cửa sổ, có rèm che để ránh ảnh hưởng của ngoại cảnh khi diễn ra cuộc họp. Phòng họp nên có ít nhất 2 cửa ra vào (trừ phòng nhỏ dưới 20m2) đảm bảo ra vào cho các thành viên không phải chen chúc, chờ đợi. Một doanh nghiệp lớn nên có một số phòng họp để phục vụ với từng mục đích riêng như: phòng họp nhỏ dành cho lãnh đạo; phòng họp lớn dành cho toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này sẽ tăng khả năng tập trung và phát huy nhiệt huyết trong khi quá trình làm việc.

Nếu phòng họp của bạn có diện tích nhỏ, bạn có thể tham khảo bài viết Cách thiết kế nội thất cho phòng họp nhỏ

Còn nếu bạn có một phòng lớn nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn nên xem bài Cách thiết kế nội thất cho phòng họp lớn.

Thiết kế phòng hợp cần đảm bảo các tiêu chuẩn về diện tích

2. Nội thất phòng họp không phù hợp

Khi lựa chọn nội thất phòng họp cần cân nhắc kỹ lưỡng. Nhiều doanh nghiệp khi thiết kế phòng họp đều hướng tới mục tiêu là tiết kiệm chi phí, vì vậy không đầu tư vào việc mua sắm đồ nội thất của phòng họp mà thường tận dụng hoặc sử dụng những chiếc bàn, ghế cũ hoặc mua những bộ bàn ghế quá đơn giản, không phù hợp. Điều này làm mất sự nghiêm túc, chuyên nghiệp trong cuộc họp và nếu có đối tác đến trao đổi công việc, sẽ để lại ấn tượng không đẹp trong mắt khách hàng. Một số doanh nghiệp khi thiết kế phòng họp không có kế hoạch thụ thể, vì vậy dẫn đến trường hợp thích gì mua nấy, vừa tốn kém lại sắm những đồ nội thất không cần thiết.

Khi mua sắm nội thất cho phòng họp, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch cụ thể phù hợp với tài chính của công ty. Tuy nhiên, cũng không nên vì tiết kiệm mà mua sắm những thứ kém cả hình thức và chất lượng. Ở từng bộ phận riêng trong một tổ chức nếu có phòng họp cần lựa chọn những chiếc bàn tròn để tạo sự đoàn kết, phát huy tinh thần tập thể. Nên chọn những chiếc ghế đơn giản, nhưng không màu mè, khi ngồi tạo cảm giác thoải mái, không quá cứng nhắc. Những chiếc ghế như vậy thường tiết kiệm được diện tích và chi phí. Thiết kế phòng họp với những phòng rộng, quy mô lớn thì những chiếc bàn oval có kích thước lớn với chất liệu gỗ công nghiệp, gỗ tự nhiên là những lựa chọn thích hợp. Vơi những chiếc ghế nệm bọc da tạo sự sang trọng, đẳng cấp cho phòng họp. Nội thất phòng họp nên lựa chọn những gam màu như đỏ, đen, nâu, nâu vàng.

Để tránh mắc phải lỗi này, bạn có thể tham khảo bài viết Cách lựa chọn nội thất cho phòng họp.

Việc lựa chọn nội thất là yếu tố vô cùng quan trọng trong thiết kế phòng họp

3. Các thiết bị trong phòng họp không đảm bảo

Phòng họp là nơi lên ý tưởng, giải quyết công việc, là nơi để mọi người lắng nghe ý kiến của các thành viên. Tuy nhiên, khi thiết kế phòng họp lại không chú trọng các thiết bị loa, máy trình chiếu nên khi trình bày hết ý tưởng tới mọi người, nhiều người không nghe rõ hoặc không hiểu hết ý kiến của người nói. Cường độ ánh sáng không phù hợp sẽ khiến cho người ngồi họp cảm thấy khó chịu, dễ cáu kỉnh, không khí buổi họp vì vậy mà trở nên căng thẳng hơn. Bên cạnh đó, nhiều phòng họp không được đầu tư điều hòa, sử dụng quạt ở nhiều góc gây ra tiếng ồn, thành viên sẽ khó tập trung trong cuộc họp, làm ảnh hưởng tới chất lượng giải quyết công việc.

Thiết kế phòng họp cần đảm bảo về sánh sáng và cả âm thanh

Để cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất cần đầu tư những thiết bị thiết yếu cơ bản. Thiết kế phòng họp bắt buộc phải lắp đặt hệ thống điều hòa dù phòng to hay bé, điều sẽ tạo không gian yên tĩnh để người ngồi trong cuộc họp có thể tập trung các nội dung triển khai. Ánh sáng cũng cần phải vừa đủ, không nên quá sáng hoặc quá tối điều này sẽ gây khó chịu cho người ngồi họp. Phòng họp là nơi triển khai công việc nội bộ nên được đầu tư cách âm với bên ngoài, đặc biệt là các phòng họp lớn. Phòng họp với không gian rộng nên được đầu tư hệ thống âm thanh loa phía trước và phía sau phòng họp. Nên lựa chọn những hệ thống máy chiếu và màn hình chiếu phù hợp với thiết kế phòng họp để đảm bảo các thành viên có thể nhìn thấy nội dung trên màn chiếu.