Thiết kế phòng họp trực tuyến cần lưu ý 6 điều sau đây

Cập nhật ngày 13/07

Phòng họp trực tuyến khác hẳn với các thiết kế phòng họp thông thường. Bởi ở đây không chỉ là nơi mọi người họp các thành viên ngay tại đó mà còn kết nối với nhiều người ở những nơi cách đó một khoảng cách địa lý xa xôi.

1. Phòng hợp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến trước hết phải đảm bảo công năng của một phòng họp thông thường. Đây là nơi có không gian rộng, dành cho việc tổ chức hội họp nhiều thành viên. Nhưng kèm theo đó, phòng họp trực tuyến còn có chức năng kết nối hội thoại, hình ảnh trực tiếp với cá nhân, nhóm người khác cách xa về mặt địa lý thông qua các phần mềm và thiết bị truyền thanh truyền hình.

Chính bởi chức năng kết nối, phòng họp trực tuyến ngoài việc được trang bị các nội thất phòng họp còn có trang bị đầy đủ bộ thiết bị kĩ thuật như: màn chiếu, mic, tivi, camera, loa, các thiết bị đầu cuối khác nhằm phục vụ việc kết nối với những người ở ngoài khu vực phòng họp.

2. Những lưu ý trong thiết kế nội thất phòng họp trực tuyến

Để việc thiết kế phòng họp trực tuyến đảm bảo chất lượng về mọi mặt thì cần lưu ý nhất tới những yếu tố cơ bản sau:

Nội thất

Thiết kế phòng họp trực tuyến với mục đích chính là để kết nối cuộc họp tại đó với những khu vực cách xa về mặt địa lý. Do đó, nội thất phòng họp loại này nên được thiết kế theo hướng đơn giản, tối giản hóa mọi chi tiết. Trước hết vẫn cần có đầy đủ các loại nội thất chính như: bàn họp, ghế phòng họp.

Phòng họp trực tuyến nên dùng loại bàn phòng họp hình oval, bán nguyệt để camera có thể xoay và quay toàn bộ người tham gia một cách dễ dàng. Ghế phòng họp nên chọn loại ghế hội trường không nên có tựa lưng quá cao có thể gây cản trở tầm nhìn của người ở đầu tuyến bên kia.

Cách bố trí sắp xếp nội thất phòng họp trực tuyến nên theo hình vòng cung, hình chữ U để tập trung nhìn về phía màn hình lớn. Bố trí nội thất hợp lý sao cho việc lắp đặt thiết bị trình chiếu, truyền hình đạt đường truyền và hình ảnh tốt nhất.

Xem thêm Cách lựa chọn nội thất phòng họp theo kích thước và màu sắc

Phòng họp trực tuyến không nên cầu kỳ về trang trí

Không nên có yếu tố trang trí

Phòng họp trực tuyến tốt nhất không nên có các yếu tố trang trí nội thất bên trong. Thiết kế phòng họp trực tuyến càng đơn giản, càng ít chi tiết trang trí bên trong càng tốt để không gây bất cứ trở ngại nào đến việc ghi hình được rõ ràng, tổng quát, không che lấp phạm vi của máy quay.

Đặc biệt là không đặt những đồ dùng bằng kính hay tranh ảnh có khung kính trong phòng họp trực tuyến. Đây là những vật phản chiếu ánh sáng, dễ gây lóa mắt và ảnh hưởng đến hình ảnh camera. Nếu cần thiết phải bố trí những vật dụng dnagj này thì nên để ở vị trí không nằm trong phạm vi của máy quay.

Cùng với đó, các phụ kiện trang trí trong phòng như: cây cảnh, lọ hoa… cũng để càng ít càng tốt, tránh cho những người tham gia hội nghị truyền hình bị mất tập trung. Tốt nhất là với những phòng họp trực tuyến cỡ nhỏ thì nên bỏ hoàn toàn những yếu tố trang trí.

Phòng họp trực tuyến không nên cầu kỳ về trang trí

Tông màu của phòng họp trực tuyến

Tông màu chung của phòng họp trực tuyến ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của đường truyền. Chính vì vậy, thiết kế phòng họp kiểu này phải để ý nhất tới chi tiết màu sắc của không gian phòng họp. Màu sắc có thể khiến người họp tập trung hơn, tăng độ trực quan, đương nhiên, hoặc cũng có thể khiến người ngồi họp bị rối mắt, mất tập trung, thậm chí buồn ngủ.

Tránh chọn những màu sắc quá rực rỡ dễ gây phản chiếu ánh sáng và hiển thị màu xấu khi trình chiếu. Cũng không nên chọn màu trắng cho phòng họp trực tuyến. Bởi màu trắng gây ảnh hưởng không tốt tới kết quả hiển thị video. Cũng không nên chọn những màu tối như màu đen cho phòng họp trực tuyến. Cũng tránh dùng những loại giấy dán tường hoa văn dễ khiến người họp mất tập trung, thậm chí là gây hiệu ứng hoa mắt, chóng mặt. Phòng họp trực tuyến không nên quá nhiều màu sắc mà nên thiết kế đồng nhất một tông màu cho phòng họp.

Nên chọn những tông màu nhạt, những màu trung tính tốt cho thị giác như: màu be, màu ghi, màu nâu, màu xám, xanh nhạt… để cung cấp một background hiển thị tốt nhất. Với những màu trung tính thì chất lượng nhất truyền đi luôn tốt nhất, người dự họp cũng tập trung hơn khi xem hình ảnh, video. Để có thể dễ dàng hình dung ra màu sắc trong không gian phòng họp, bạn có thể xem thêm các mẫu thiết kế phòng họp đẹp đã được nội thất Đức Khang triển khai.

Ánh sáng

Ánh sáng phòng họp trực tuyến ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh trực tuyến phát đi. Chính vì thế, thiết kế phòng họp trực tuyến cần có ánh sáng chiếu đều, cân màu tự động để có được màu tự nhiên trong cuộc họp. Độ sáng trong phòng họp nên để ở mức độ 500 LUX , ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX để hiển thị tốt nhất trên màn hình. (LUX là đơn vị tính công suất ánh sáng, lượng ánh sáng chiếu trên bề mặt cụ thể. 1 LUX = 1 LUMEN/m². 1 Lux là cường độ ánh sáng được tạo ra bởi một ngọn nến đổ sáng trên bề mặt từ góc 90 độ từ khoảng cách 1 mét).

Tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera khiến hình ảnh bị lóa, làm ảnh hưởng tới chất lượng hình ảnh trong cuộc họp. Ánh sáng mặt trời cũng không tốt cho chất lượng hình ảnh. Thế nên, thiết kế phòng họp trực tuyến người ta không để cửa sổ.

Ánh sáng phòng họp trực tuyến chỉ ở mức vừa đủ. Nếu phòng có cửa sổ, nên sử dụng loại rèm dây, có khả năng giảm thiểu ánh sáng tốt hoặc bố trí camera quay cùng chiều với nguồn sáng.

Phòng họp trực tuyến nên có ánh sáng vừa phải

Độ cách âm của phòng họp

Thiết kế phòng họp trực tuyến người ta để ý nhiều đến độ cách âm của phòng họp. Đây là điều tốt cần thiết đối với phòng họp đặc biệt này. Phòng họp phải có độ cách âm tốt thì âm thanh truyền đi mới không bị lẫn tạp âm, người nghe rẽ thấy rõ ràng hơn.

Cách thiết bị đường truyền

Yếu tố này liên quan đến công nghệ. Chất lượng của các thiết bị âm thanh, máy quay, màn chiếu, đường truyền… ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp. Chính vì vậy, thiết kế phòng họp trực tuyến bạn cần đến sự hỗ trợ của các đơn vị kỹ thuật công nghệ chuyên nghiệp cho phần này.

Mời bạn xem thêm Thiết kế phòng họp đa năng