Xu hướng phòng làm việc thay đổi từ khép kín đến không gian mở

Cập nhật ngày 21/06

Xu hướng không gian làm việc mở đã rất thành công trên thế giới với đại diện là tập đoàn Google. Hiện nay, các công ty lớn cũng đã theo chân để thay đổi môi trường làm việc cho nhân viên của mình. Vậy xu hướng văn phòng mở này thay đổi như thế nào?

Vì sao phải thay đổi sang mô hình văn phòng làm việc mở?

Từ trước đến nay, chúng ta đã quá quen thuộc với công việc cũng như không gian văn phòng tập trung vào cá nhân. Khi đến làm tại một công ty, bạn sẽ được chỉ định một vị trí làm việc của riêng mình và ở khu vực đó, bạn có thể trang trí góc làm việc của mình. Cũng chính vì thế mà góc làm việc của bạn thể hiện một phần cá tính và tình trạng công việc của bạn.

Bàn làm việc của mỗi người sẽ thể hiện một phần con người của họ, thể hiện họ là ai và dành riêng cho họ để phục vụ cho công việc. Từ đó, khu vực làm việc cá nhân sẽ thúc đẩy bản năng trong mỗi con người chúng ta đánh dấu lãnh thổ của mình và chứng tỏ quyền sở hữu khu vực đó, thế nên nhiều nhân viên sẽ có cảm giác quen thuộc và tình cảm với khu vực làm việc của mình.

Thế nhưng, một xu hướng làm việc đang diễn ra sẽ thay đổi điều đó, trọng tâm nơi làm việc ngày nay sẽ thay đổi từ cá nhân hướng sang nhóm dẫn đến thiết kế văn phòng cũng sẽ có sự thay đổi lớn.

Xu hướng làm việc mở này sẽ chia sẻ không gian làm việc, các khu vực làm việc cá nhân sẽ biến mất, thay vào đó là không gian làm việc chung tăng lên để phục vụ cho các nhóm. Đó cũng là sự thay đổi về tư duy “tôi” sang “chúng tôi”, giúp cho các nhân viên có được sự tương tác và giao tiếp với nhau nhiều hơn, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và gắn kết trong công ty.

Để có thể áp dụng xu hướng làm việc mới này trong công ty, không phải đơn giản chỉ là thiết kế văn phòng, quan trọng hơn là thay đổi tư duy của nhân viên và làm cho họ thích nghi với cách làm việc mới. Chính vì thế, điều cần thiết nhất khi thiết kế văn phòng theo xu hướng làm việc mở là làm thế nào để công ty có thể kết nối các nhân viên làm việc với nhau?

Cần làm gì để thay đổi từ mô hình văn phòng khép kín sang văn phòng mở?

Xu hướng làm việc mới này có thể đem đến sự mới lạ và khó thích ứng cho các nhân viên, chính vì thế mà khi thay đổi cách làm việc từ “tôi” sang “chúng tôi”, từ cá nhân hướng tới nhóm, không gian làm việc mới cần hỗ trợ nhân viên ở các cấp độ khác nhau như vật chất, chức năng và cả tâm lý nữa.

Trong đó, điều quan trọng nhất chính là hỗ trợ các nhu cầu tâm lý – xã hội cho nhân viên, các nhân viên có thể cảm thấy khó khăn hơn khi phải chia sẻ không gian làm việc với mọi người, họ sẽ khó chịu khi không có không gian riêng tư của cá nhân mình.

Một số nhân viên sẽ cảm thấy thiếu thốn khi không có không gian làm việc riêng, họ bị lấy đi những mối quan hệ đã sẵn có và không biết thành viên nhóm của họ ở đâu, cảm thấy mất đi nơi thể hiện cá tính và phong cách làm việc của mình.

Sự thay đổi lớn trong thiết kế văn phòng theo xu hướng làm việc mở này sẽ làm cho văn hóa doanh nghiệp và cách quản lý bị thay đổi theo. Chính vì vậy, để có thể làm cho nhân viên thích nghi với xu hướng này, không chỉ nhân viên mà cả nhà lãnh đạo của họ cần phải đào tạo kỹ năng để thay đổi tư duy từ làm việc cá nhân sang làm việc nhóm.

Tư duy đó thay đổi là khi một cá nhân không còn sở hữu một khu vực làm việc của riêng họ mỗi ngày, thay vào đó là một nhóm sở hữu một không gian. Trong đó một thành viên trong nhóm đó có thể yêu cầu một không gian khác nhau trong vài giờ mỗi ngày tùy thuộc vào đặc tính công việc của họ, ví dụ như họ cần trao đổi với đối tác hoặc khách hàng chẳng hạn.

Để có thể chuyển đổi từ cách làm việc cá nhân sang làm việc nhóm, thiết kế văn phòng cần chú trọng đến nội thất, thiết bị phục vụ cho sự thay đổi đó. Các khu vực làm việc cho từng nhóm đều có tủ khóa dành riêng cho nhân viên ở lân cận đó, đây là khu vực duy nhất trong văn phòng dành cho sự riêng tư của từng người.

Điều này là cần thiết vì nhân viên cần phải lưu trữ đồ đạc cá nhân, họ cần phải có không gian riêng để thể hiện cá tính của riêng họ. Kể cả khi đi theo xu hướng làm việc mở thì vẫn nhà lãnh đạo vẫn nên kết nối giữa công việc và cá nhân để mang lại hiệu quả tốt nhất. Vấn đề này được chúng tôi trình bày trong bài Sự cần thiết của không gian cá nhân trong môi trường làm việc và bạn có thể tham khảo.