Cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp tăng hiệu quả công việc
Cập nhật ngày 30/07
Các cuộc họp là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong cuộc sống của doanh nghiệp. Việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của cuộc họp đó.
1. Ý nghĩa của việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp
Nội dung chính trong bài
– Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề phát sinh.
– Trong cuộc họp, việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia không chỉ ảnh hưởng đến thành công của cuộc họp đó, mà còn thể hiện trình độ quản lý của công ty, tác động đến việc tạo ấn tượng tốt hoặc xấu đối với người tham dự.
– Việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp giúp chúng ta tổ chức một cuộc họp không bị nhàm chán, ở mỗi vị trí ngồi khác nhau mọi người biết vai trò của mình, giúp phát huy được hết năng lực đóng góp ý kiến của người tham gia. Mặt khác hạn chế được tình trạng những người cùng phòng ban ngồi gần nhau để nói chuyện, gây lộn xộn, mất tập trung trong cuộc họp.
Sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp tùy theo tính chất của cuộc họp
2. Những nguyên tắc chung trong sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp
– Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và có thể bao quát toàn bộ phòng họp: Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng, không phải ngoái lại nhìn khi có người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy ra như lễ tân vào tiếp nước, rót trà…
– Các vị trí quan trọng sẽ ở gần chủ tọa, các vị trí càng xa càng kém quan trọng.
– Ghế của chủ tọa thường là một chiếc ghế riêng, không giống các ghế còn lại, có lưng ghế cao hơn các ghế khác, điều này thể hiện uy quyền của chủ tọa.
– Những người tham gia cần có tầm quan sát bao quát trong phòng, đặc biệt vị trí bảng và người chủ trì cuộc họp.
– Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), …cần lựa chọn địa điểm và loại bàn họp phù hợp:
Bàn tròn
Bàn tròn sử dụng trong các cuộc họp nhỏ có tính chất cộng tác vì mục tiêu chung
Bàn họp được làm tròn khuyến khích cộng tác và không phân cấp, biểu hiện cho mối quan hệ bình đẳng, thoải mái, thân tình. Hình dạng bàn tròn này lý tưởng cho môi trường làm việc cộng tác, các cuộc họp xây dựng nhóm và các nhóm lập kế hoạch chiến lược vì nó thúc đẩy một mục tiêu chung.
Dáng bàn tròn được dùng nhiều trong các cuộc họp nhóm nhỏ, chủ yếu thảo luận đưa ra ý tưởng.
Bàn hình chữ nhật
Bàn hình chữ nhật phù hợp với các phiên điều hành
Dáng bàn hình chữ nhật biểu hiện cho quyền lực của người đứng đầu, bàn càng dài thì quyền lựa càng lớn. Dáng bàn này được sử dụng trong các phòng ban điều hành hơn là các phiên hợp tác.
Bàn chữ U
Bàn hình chữ U phù hợp với các buổi thuyết trình, hội thảo,..
Bàn họp hình chữ U tập trung vào vị trí lãnh đạo, rất có lợi trong các bài thuyết trình kinh doanh, hội thảo video hoặc trình diễn sản phẩm. Người trình bày sẽ luôn có thể dễ dàng trao tài liệu cho cả hai bên của bàn, trong khi vẫn duy trì các yêu cầu gặp mặt trực tiếp cho một nhóm người tham dự lớn. Những loại bàn này có thể tiết kiệm rất nhiều không gian và hiệu quả này có thể mang lại cho căn phòng một cảm giác thoải mái, dễ chịu.
Bàn Oval
Bàn Oval tăng tính kết nối, kích thích tư duy, sáng tạo của người tham gia
Dáng bàn họp oval sẽ giúp bạn tăng tính kết nối, duy trì tâm trạng tích cực trong thời gian họp. Mọi người dễ dàng trao đổi, quan sát nhau, trao đổi, tương tác với nhau tốt nhất, không có sự tách biệt quá lớn để ai cũng được tự do, thoải mái hơn.
Mặt khác, dáng bàn này làm giảm đi tính chất căng thẳng của cuộc họp, kích thích tư duy, sáng tạo, tăng hiệu quả làm việc.Vì vậy, những cuộc họp nhóm, hội thảo thì nên sử dụng mẫu bàn này.
Dáng bàn chữ nhật, chữ U và Oval được ưa chuộng trong các phòng họp lớn, đông người, giúp hài hòa với không gian cũng như tăng hiệu quả làm việc của người tham dự.
3. Gợi ý một số cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp
Trong các mẫu thiết kế phòng họp do nội thất Đức Khang thiết kế và thi công, tính chất của cuộc họp và số lượng người tham gia sẽ quyết định các sắp xếp vị trí ngồi của mọi người tham dự trong phòng họp.
a. Số lượng hai người
– Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hỗ trợ”: nếu muốn thể hiện sự hổ trợ, hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mặt nhau.
– Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hợp tác”: ngồi kề người đó để thể hiện sự hợp tác. Cách ngồi này thể hiện ý kiến của hai người là giống nhau.
– Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “đối kháng”: ngồi đối diện để tạo khỏang cách giữa hai người. Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn.
b. Nhóm làm việc
Khi sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn:
– Nếu dự kiến có thương thảo hay đối kháng thì hãy chọn bàn hình chữ nhật để hai bên có thể ngồi ở hai phía, người chủ trì trung lập ngồi ở vị trí giữa của một bên.
– Để thực hiện mức độ cấp bậc cao thấp trong một cuộc họp, hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn hình chữ nhật và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc. Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất.
– Đối với cuộc họp không chính thức và không phân biệt cấp bậc, mọi người đều có thể thảo luận tự do thoải mái, hãy chọn bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí như nhau.
Xem thêm
c. Số lượng đông
Nếu cuộc họp có một số lượng người đáng kể tham gia được tổ chức trong thính phòng hay trong phòng lớn, hãy thu xếp cho mọi người ngồi theo từng dãy đối diện với người chủ trì.
Với một số chia sẻ vừa rồi mong rằng có thể giúp các bạn nắm được các nguyên tắc trong sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp đúng chuẩn, hiểu được vai trò từng vị trí ngồi giúp việc tổ chức các cuộc họp cho công ty, doanh nghiệp thuận lợi và đạt được hiệu quả như mong muốn. Chúc các bạn thành công.
Xem thêm Các kiểu setup phòng họp
Xem thêm
