Kỹ năng giao tiếp là gì? Làm sao để tăng hiệu quả trong giao tiếp?

Cập nhật ngày 18/05

Giao tiếp không đơn giản là nói chuyện mà còn là quá trình hiểu – đồng cảm giữa con người với con người. Kỹ năng giao tiếp được hình thành từ lúc mỗi người còn rất nhỏ nhưng không phải ai cũng giao tiếp tốt, đó là một quá trình rèn luyện lâu dài.

Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất về các vấn đề cơ bản liên quan đến kĩ năng giao tiếp, để các bạn có thể biết kĩ năng giao tiếp của mình rèn luyện từ đâu và làm sao để giao tiếp tốt với mọi người? Câu trả lời sẽ được gợi mở trong bài viết dưới đây.

Rất nhiều người trong chúng ta vẫn nghĩ giao tiếp là nói chuyện, là chém gió giữa con người với nhau, từ khi học nói là đã biết giao tiếp rồi. Ngày nay người ta ngày càng nói nhiều hơn và vẫn nghĩ đó là minh chứng cho việc họ biết nhiều, giao tiếp tốt. Nhưng thực tế không như vậy, giao tiếp thực sự là nghệ thuật, đó là cách mà chúng ta truyền đạt thông tin, cảm xúc, suy nghĩ,.. một cách nhẹ nhàng, có trọng tâm cho người khác hiểu – đồng cảm – chia sẻ và ngược lại.

Vậy giao tiếp là gì? Và kỹ năng này có thực sự cần thiết hay không?

1. Giao tiếp là gì?
2. Kỹ năng giao tiếp có thực sự quan trọng
3. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản
4. Cách để tăng hiệu quả trong giao tiếp

1. Giao tiếp là gì?

Nói một cách đơn giản, giao tiếp là quá trình chúng truyền đạt hoặc trao đổi thông tin, thái độ, suy nghĩ,.. của mình cho người khác và ngược lại, bằng nhiều phương tiện khác nhau. Nhưng có một thực tế là, con người giao tiếp với nhau không chỉ bằng lời nói, với những người không có khả năng nói hoặc bất đồng ngôn ngữ, chúng ta vẫn có thể hiểu được điều họ muốn nói. Bởi vậy, giao tiếp không chỉ bằng lời nói của bạn, mà còn nằm ở:

• Cách bạn nói (giọng điệu, thái độ của bạn).
• Tại sao bạn nói điều đó và ý định thực sự phía sau lời bạn nói.
• Thời điểm bạn nói.
• Ngôn ngữ cơ thể (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt,…)

Giao tiếp chính là quá trình người nói – người nghe xâu chuỗi toàn bộ những điều trên – suy nghĩ – đánh giá – phản hồi lại thông tin. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách truyền đạt những gì mình muốn một cách dễ hiểu, đơn giản và khiến người khác lắng nghe, thấu hiểu, đồng tình.

2. Kỹ năng giao tiếp có thực sự quan trọng

Câu trả lời là: tùy từng người. Nếu bạn nói chỉ để nói mà không quan tâm mình nói cái gì, nói như thế nào, nói để làm gì, nói cho ai thì việc có hay không kỹ năng giao tiếp thật sự không mấy quan trọng. Còn nếu bạn đã hiểu giao tiếp là gì và muốn vận dụng kỹ năng này vào công việc, cuộc sống thì bạn nên tìm hiểu về nó, mảng giao tiếp tuy rộng nhưng lại gần gũi và có thể thực hành ngay được.

Giao tiếp tốt giúp bạn có rất nhiều thứ, cùng chúng tôi điểm qua một vài thứ hay ho:

– Đầu tiên, giao tiếp giúp trao đổi thông tin, cảm xúc, gắn kết mối quan hệ giữa con người với nhau, từ đó thu hẹp khoảng cách giữa những gì bạn biết và những gì bạn muốn biết.

– Giao tiếp là cơ hội để chúng ta chia sẻ, học hỏi lẫn nhau giúp mỗi người có điều kiện tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập vào tập thể, tiếp xúc với nhiều luồng suy nghĩ, phong cách, cá tính khác nhau,… điều đó sẽ giúp chúng ta có sự đánh giá, nhìn nhận vấn đề, chuyển thành vốn sống của bản thân, các phẩm chất đạo đức cũng dần được định hình.

– Không thể phủ nhận việc giao tiếp giữa người với người để khiến chúng ta thỏa mãn nhu cầu: nhu cầu được hiểu biết, chia sẻ, được thừa nhận, quan tâm, được chú ý cũng như hòa nhập,… đó như một chỗ dựa để được động viên, khích lệ, để cân bằng cảm xúc trong mỗi người.

Nếu đã là một con người bình thường đều có sự giao tiếp không bằng ngôn ngữ thì sẽ bằng các phương tiện khác, bởi đó là cầu nối nữa người nói và người nghe. Vấn đề chỉ là cách là chúng ta dùng các phương tiện để giao tiếp không giống nhau, cũng không hiệu quả như nhau giữa mọi người.

3. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản

Các kỹ năng giao tiếp cơ bản, bạn đã dùng nhưng có thể chưa biết:

• Kỹ năng lắng nghe.
• Kỹ năng đặt câu hỏi.
• Kỹ năng thuyết phục.
• Kỹ năng thuyết trình.
• Kỹ năng viết, đọc và tóm tắt văn bản.

Ai cũng có những điều này từ khi còn rất nhỏ, nhưng chưa có chủ tâm rèn luyện để biến bản năng thành kỹ năng, giúp bạn vận dụng trong cuộc sống. Cuộc sống sẽ thay đổi khi suy nghĩ của bạn thay đổi.

4. Cách để tăng hiệu quả trong giao tiếp

Giao tiếp là nhu cầu cơ bản của con người tù từ khi cất tiếng khóc chào đời đến khi nhắm mắt xuôi tay, muốn biến nhu cầu đó trở thành kỹ năng cần quá trình học hỏi, cọ xát, rèn luyện, lặp đi lặp lại nhiều mới vận dụng thành thục được. Sau đây sẽ là một vài gợi ý để bạn chiêm nghiệm bản thân đã làm được gì và cần làm những gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình:

Học cách lắng nghe

Chắc bạn đã nghe nhiều câu kiểu như: Thượng đế ban cho con người: 2 con mắt, 2 cái tai nhưng chỉ có 1 cái miệng, để khuyên chúng ta nói ít đi mà hãy nhìn, quan sát và lắng nghe nhiều hơn. Hoặc có thể là: Chúng ta mất 1 năm để học đi – 3 năm học nói – nhưng mất cả đời để học lắng nghe.

Điều này cho thấy học cách lắng nghe rất quan trọng và không dễ dàng. Ở đây lắng nghe không có nghĩa là im lặng, không làm gì như thể vô tri vô giác, nghe ở đây là in lặng để hiểu – đồng cảm – chia sẻ với người nói, lắng nghe họ bằng các giác quan, quan tâm, để ý đến cảm xúc của họ, đôi khi họ cần bạn lắng nghe chứ không phải đưa ra ý kiến, giải pháp. Bạn đừng nên quá tập trung vào việc giải đáp mà chỉ cần ngồi bên, chân thành lắng nghe họ nói là đủ, suy cho cùng cách tốt nhất để hiểu một ai đó là lắng nghe họ nói.

Học cách sử dụng ngôn ngữ cử chỉ, điệu bộ,… để giao tiếp với người khác

Trong giao tiếp hàng này, nói thôi thực sự chưa đủ, bạn cần thêm những củ chỉ, nét mặt, thái đội, điệu bộ,… để truyền tải những gì mình muốn nói rõ ràng hơn và có thể bạn không tin, điều đó giúp thể hiện sự đồng cảm, thấu hiểu, chia sẻ giữa người nói và người nghe. Bạn có tin khi bạn buồn, chỉ cần một cái ôm ấp áp, một ánh mắt buồn, một cái xiết tay nhẹ cũng đủ làm bạn thấy bớt cô đơn, lẻ loi,…hay một cái nhìn thờ ơ, lạnh lùng, một dáng điệu quay đi cũng khiến buồn, băn khoăn, suy nghĩ,…

Học cách đặt câu hỏi

Khi bạn đang trò chuyện với ai đó, việc đặt câu hỏi cho thấy bạn đang quan tâm đến câu chuyện, cảm xúc, suy nghĩ của họ. Điều đó thực sự có ích trong giao tiếp, còn gì tuyệt vời hơn tìm được một người biết lắng nghe, chia sẻ và luôn ở bên đồng cảm với cảm xúc của bạn.

Với những người lần đầu gặp mặt, việc đặt câu hỏi giúp bạn xóa nhòa khoảng cách ngượng ngùng ban đầu, hai bên trao đổi, trò chuyện để tìm ra điểm chung, thế mạnh của mỗi người. Đừng quá lo lắng nếu bạn làm chưa tốt, quan trọng là bạn đã thử và sẽ sớm có thêm những người bạn, những mối quan hệ tốt đẹp trong cuộc sống.

Học cách nói đơn giản, có trọng tâm

Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế ít người làm được. Nói dài, nói dai thành nói dại, gây nhàm chán, mệt mỏi, mất thời gian cho người nghe. Nói ngắn gọn, rõ ràng, có điểm nhấn giúp người nghe hiểu được chính xác những gì bạn muốn truyền tải, từ đó giúp hai người để chia sẻ, thấu hiểu, đồng cảm với nhau hơn.

Học cách quan tâm tới cảm xúc của người khác và đưa ra lời động viên, khích lệ

Trước khi nói gì, làm gì tác động đến người khác, bạn cần suy nghĩ mọi mặt của vấn đề, chú ý đặt vấn đề ở nhiều góc độ, hoàn cảnh khác nhau để xem xét. Hãy đặt mình vào vị trí của người nói để có sự đồng điệu về tâm hồn, suy nghĩ.

Trong quá trình giao tiếp, bạn đừng tiết kiệm lời khen ngợi để động viên, khích lệ người khác. Dĩ nhiên cái gì cũng nên có chừng mực, nhưng động viên đúng nơi, đúng chỗ, đúng thời điểm sẽ làm cho người khác cảm thấy được chào đón, được mong chờ, được coi trọng và được đánh giá cao trong quá trình giao tiếp. Muốn làm được điều này thì chìa khóa chính là bạn phải thực sự lắng nghe và quan tâm tới cảm xúc của người đối diện. Hãy dùng thêm ngôn ngữ cơ thể và các câu hỏi gợi mở để tăng hiệu quả trong cuộc nói chuyện.

Đối với những người làm lãnh đạo thì việc quan tâm đến cảm xúc của nhân viên của mình càng cần thiết, điều đó giúp cho họ có tâm lý thoải mái và tích cực hơn trong công việc. Nhiều lãnh đạo giúp cho nhân viên của mình có được không gian làm việc tốt nhất nhờ thiết kế văn phòng mở. Một số khác thì tổ chức các hoạt động team building.

Học cách duy trì thái độ tích cực

Điều này thực sự quan trọng, bởi không phải quá trình giao tiếp nào cũng diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, sẽ có những lúc có một số thứ nằm ngoài kế hoạch, gặp một số người đi bên nhau mãi không tìm được điểm chung,….hãy cứ thân thiện, lạc quan và tin tưởng vào những điều tốt đẹp. Bởi xung quanh bạn, ngoài những gì khó chịu còn rất nhiều điều tốt đẹp đang chờ bạn, tại sao phải tạo cho bản thân sự mệt mỏi, khó chịu. Khi bạn cho đi cũng là lúc cuộc sống tặng lại bạn rất nhiều thứ.

Giao tiếp là quá trình học hỏi, rèn luyện lâu dài, hi vọng với những chia sẻ, gợi ý ở trên sẽ giúp bạn có cái nhìn đầy đủ hơn về kỹ năng giao tiếp, từ đó luôn trau dồi bản thân để hình thành những kỹ năng có ích cho công việc và cuộc sống của bạn.

Có người đã nói rằng: Cuộc sống chỉ mang đến cho bạn 10% cơ hội, 90% còn lại là cách mà bạn phản ứng với nó. Nhưng không có gì là không thể với một người luôn biết cố gắng. Chúc bạn luôn hạnh phúc và thành công.